Artesys International

Les volumes d’information n’ont jamais été aussi importants et leur exploitation plus complexe et consommatrice de ressources. En un demi-siècle, nous sommes passés d’une organisation de la recherche d’information très structurée, s’appuyant sur des méthodologies spécifiques et appréhendant toute la valeur de l’information, au concept d’ « enterprise search ». Cette technique d’identification, d’indexation et d’affichage de certaines données d’entreprise, au bénéfice d’utilisateurs autorisés, fait aujourd’hui partie intégrante de la « business intelligence ».

Une étude IDC montre que 90% du coût annuel d’un « travailleur de la connaissance » est imputable à l’analyse, aux recherches, à la synthèse, à la compilation et à la mise en forme d’information. S’y ajoutent les recherches infructueuses et une stérile re-création/duplication de contenus…

Du fait de cette explosion des volumes d’information, 47% des décideurs reconnaissent qu’ils n’ont pas confiance dans l’information qu’ils manipulent au quotidien (selon une étude Accenture de 2008). 59% d’entre eux pensent en outre qu’elle est incomplète et 42% estiment qu’ils utilisent des informations erronées au moins une fois par semaine.

C’est pour pallier à ce genre d’erreur, génératrices de coûts significatifs, qu’OPIDIS (progiciel de gestion électronique de documents techniques commercialisé par ARTESYS International) propose aux organisations désireuses d’optimiser leur gestion documentaire de bénéficier d’un accès rapide (en quelques clics seulement) à de l’information pertinente (mise à jour, validée) et de garantir une traçabilité infaillible de l’information.

L’accès aux révisions, aux différentes versions et aux diffusions de documents offre aux organisations une traçabilité optimale. Chaque version de document, validée ou non, est soumise à un archivage à plusieurs niveaux, qui respecte les normes établies par le département américain « Departement of Defense », assurant ainsi une disponibilité intemporelle de l’information.

De plus, l’accès aux révisions et au workflow de validation offre la garantie de travailler sur la dernière version du document (à jour et validée). Les annotations contextuelles et dynamiques possibles sur un document, peuvent être visualisées et imprimées pour apporter une couche supplémentaire d’information. D’autant plus, que lors de l’impression du document, un bordereau apparaît afin de préciser certaines informations propres au document (date, révision, version valide ou non, etc.) et limiter ainsi le risque d’erreur lié à une mauvaise documentation.